CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ – BƯỚC CHUYỂN MÌNH CỦA HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TRONG KỶ NGUYÊN SỐ

Cùng với làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực, hoạt động công chứng – vốn được xem là “truyền thống” và phụ thuộc nhiều vào hình thức trực tiếp – cũng đang chứng kiến sự thay đổi sâu sắc. Đặc biệt, kể từ ngày 1/7/2025, khi Luật Công chứng sửa đổi 2024 chính thức có hiệu lực, khái niệm công chứng điện tử (e-notarization) không còn là một lựa chọn mà trở thành phương thức thực hiện hợp pháp, được pháp luật ghi nhận và bảo vệ. Đây là bước ngoặt quan trọng, mở ra một kỷ nguyên mới cho ngành công chứng tại Việt Nam, nhưng đồng thời cũng đặt ra nhiều vấn đề pháp lý cần được phân tích và hoàn thiện.

Khái quát về công chứng điện tử và cơ sở pháp lý

Khái niệm công chứng điện tử

• Công chứng điện tử là việc công chứng viên thực hiện việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch thông qua môi trường điện tử, sử dụng chữ ký số, chứng thư số và các phương tiện kỹ thuật số thay vì phải đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng để ký trực tiếp bằng văn bản giấy.
• Đây là một bước phát triển tất yếu trong xu thế số hóa, phù hợp với nhu cầu xã hội, đặc biệt trong bối cảnh sau đại dịch COVID-19, khi việc hạn chế tiếp xúc trực tiếp trở thành một nhu cầu thiết yếu.

Cơ sở pháp lý

1. Luật Công chứng sửa đổi năm 2024 (hiệu lực từ 1/7/2025) chính thức bổ sung các quy định về công chứng điện tử, trong đó nhấn mạnh các yếu tố:
2. Giao dịch công chứng có thể thực hiện từ xa qua môi trường mạng;
3. Công chứng viên có thể sử dụng chữ ký số;
4. Văn bản công chứng điện tử có giá trị pháp lý tương đương văn bản công chứng giấy;
5. Hệ thống công nghệ phải đảm bảo an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu;
6. Hồ sơ công chứng điện tử phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ điện tử.
7. Ngoài ra, các văn bản liên quan như Luật Giao dịch điện tử 2023, Luật Công nghệ thông tin, Luật An toàn thông tin mạng cũng tạo hành lang pháp lý hỗ trợ hoạt động công chứng điện tử.

Điều kiện để có thể thực hiện công chứng điện tử:

Đối với công chứng viên thực hiện công chứng điện tử:

• + Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;
• + Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Đối với tổ chức hành nghề công chứng:

• + Có tài khoản để thực hiện công chứng điện tử;
• + Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử;
• + Có đủ trang thiết bị kỹ thuật để thực hiện công chứng điện tử.

Ưu điểm và ý nghĩa thực tiễn của công chứng điện tử

• Tiết kiệm thời gian, chi phí và nhân lực: Thay vì phải đến trực tiếp văn phòng công chứng, người dân và doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục công chứng từ xa. Điều này giúp tiết kiệm thời gian đi lại, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ.
• Nâng cao tính minh bạch và bảo mật:Với việc sử dụng chữ ký số, tài liệu số hóa và hệ thống lưu trữ điện tử, công chứng điện tử có thể giảm thiểu nguy cơ sửa chữa, làm giả giấy tờ. Tính minh bạch trong quy trình xử lý cũng được nâng cao nhờ khả năng truy xuất hồ sơ.
• Thúc đẩy thương mại và đầu tư:Việc đơn giản hóa quy trình công chứng, đặc biệt đối với các nhà đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp FDI, sẽ góp phần cải thiện môi trường kinh doanh, thúc đẩy các giao dịch xuyên biên giới. Công chứng điện tử có thể tích hợp với hệ thống đăng ký đất đai, đăng ký doanh nghiệp, từ đó tạo nên chuỗi dịch vụ hành chính hiện đại.

Một số rủi ro và vướng mắc pháp lý đặt ra

Dù mang lại nhiều lợi ích, công chứng điện tử vẫn đối mặt với những thách thức pháp lý và kỹ thuật, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ nhiều phía.

• Rủi ro xác thực danh tính:Việc xác định danh tính người yêu cầu công chứng từ xa thông qua hình ảnh, video hoặc hồ sơ điện tử tiềm ẩn nguy cơ giả mạo. Các phương thức xác minh như eKYC, đối chiếu dữ liệu định danh (Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư) phải được đồng bộ, chính xác và bảo mật tuyệt đối.

• Tính toàn vẹn và giá trị chứng cứ: Mặc dù luật công nhận văn bản công chứng điện tử có giá trị tương đương văn bản giấy, nhưng khi xảy ra tranh chấp, các bên có thể nghi ngờ về tính xác thực của chữ ký số, thời điểm ký… Đây là thách thức với cả công chứng viên, tòa án và cơ quan điều tra.

• Hạ tầng kỹ thuật chưa đồng đều: Tại nhiều địa phương, đặc biệt là vùng sâu vùng xa, việc triển khai hệ thống công nghệ công chứng điện tử gặp khó khăn do hạ tầng viễn thông, nhân lực kỹ thuật còn hạn chế. Điều này tạo nên sự chênh lệch về khả năng tiếp cận dịch vụ công chứng giữa các nhóm dân cư.

• Trách nhiệm pháp lý của công chứng viên: Một vấn đề lớn là xác định trách nhiệm của công chứng viên khi công chứng điện tử bị lợi dụng để thực hiện hành vi lừa đảo, làm giả giấy tờ. Trong công chứng truyền thống, công chứng viên có thể trực tiếp quan sát hành vi, thái độ của người yêu cầu. Trong môi trường mạng, khả năng này bị giới hạn, dẫn đến rủi ro cao hơn.

Kết luận

Công chứng điện tử là một cải cách tất yếu trong tiến trình hiện đại hóa nền hành chính và pháp lý Việt Nam. Việc luật hóa hình thức công chứng điện tử trong Luật Công chứng sửa đổi 2024 là bước đi kịp thời, phù hợp với thực tiễn và xu hướng quốc tế. Tuy nhiên, để công chứng điện tử phát huy tối đa hiệu quả, không chỉ cần khuôn khổ pháp lý chặt chẽ mà còn đòi hỏi sự đồng bộ về công nghệ, nhận thức và trách nhiệm của các chủ thể liên quan.

Công chứng điện tử không chỉ là một công cụ kỹ thuật, mà còn là phép thử về năng lực pháp lý, năng lực quản trị và sự thích ứng của hệ thống công chứng Việt Nam với nền kinh tế số. Thành công của nó sẽ mở ra không gian mới cho hoạt động pháp lý hiện đại, hiệu quả và minh bạch hơn.

XEM THÊM 

DỮ LIỆU ĐIỆN TỬ, THÔNG ĐIỆP DỮ LIỆU VÀ GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ – GIÁ TRỊ PHÁP LÝ VÀ GIÁ TRỊ CHỨNG MINH

Hợp đồng lao động điện tử: Bước tiến tất yếu hay rào cản pháp lý?

LUẬTSƯ.NET – LUẬT SƯ GIỎI TP.HCM

📞 Số điện thoại: 0364919191 – 0919989876
📍 Địa chỉ: Số 11 Đường Số 7, KDC CityLand Park Hills, Phường 10, Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh 700000
🌐 Website: www.luậtsư.net
📧 Email: tuvanmienphi@luậtsư.net

“Chọn chúng tôi, chọn giải pháp pháp lý hiệu quả nhất!

1. Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm: Chúng tôi đã xử lý thành công hàng trăm vụ tranh chấp nợ khó đòi, từ cá nhân đến doanh nghiệp.
2. Tư vấn toàn diện: Hỗ trợ khách hàng từ giai đoạn tư vấn ban đầu đến khi thi hành án.
3. Chi phí minh bạch: Cam kết chi phí dịch vụ hợp lý, rõ ràng, không phát sinh.
4. Thời gian giải quyết nhanh chóng: Luật sư của chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu và tối ưu hóa thời gian xử lý vụ việc.

LUẬTSƯ.NET CHUYÊN TƯ VẤN VÀ CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ SAU:

• Luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp vay nợ
• Luật sư tư vấn giải quyết lĩnh vực hình sự
• Luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp tiền đặt cọc
• Luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp lao động
• Luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp đất đai
• Luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp hợp đồng
• Luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp thừa kế
• Luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp quyền nuôi con
• Luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp ly hôn
• Luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp lừa đảo online
• Luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp dân sự
• Luật sư tư vấn giải quyết tranh chấp chia tài sản
• Luật sư tư vấn lập di chúc tại nhà