Hóa đơn điện tử – Không chỉ là xu thế, là bắt buộc!

Đăng ngày bởi Hòa Tú
Đánh giá bài viết

Kỷ nguyên số đã len lỏi vào mọi ngóc ngách của đời sống kinh tế, và hóa đơn điện tử (HĐĐT) chính là một minh chứng rõ nét. Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang HĐĐT không còn là lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam. Bên cạnh những lợi ích không thể phủ nhận về sự tiện lợi, tiết kiệm chi phí và minh bạch hóa, việc triển khai và sử dụng HĐĐT cũng đặt ra không ít thách thức và tiềm ẩn rủi ro nếu doanh nghiệp không nắm vững quy định và quy trình. LUẬTSƯ.NET sẽ cùng bạn “giải mã” các quy định pháp lý quan trọng và chỉ ra những lỗi sai phổ biến để bạn tự tin vận hành hệ thống HĐĐT một cách trơn tru, đúng luật.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

  • Hiểu đơn giản: HĐĐT là phiên bản số hóa của hóa đơn giấy truyền thống, được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý hoàn toàn bằng phương tiện điện tử. Nó có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định.

2. Tại sao hóa đơn điện tử là bắt buộc? Các quy định pháp lý chính

Việc áp dụng HĐĐT là một bước tiến quan trọng trong công cuộc hiện đại hóa quản lý thuế, chống gian lận và tạo môi trường kinh doanh minh bạch. Các văn bản pháp lý nền tảng quy định về HĐĐT bao gồm:

  • Luật Quản lý thuế 2019: Đặt nền móng pháp lý cho việc quản lý thuế bằng phương thức điện tử, bao gồm cả HĐĐT.
  • Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: Quy định chi tiết về việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, thay thế Nghị định 51/2010/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi. Đây là văn bản cốt lõi quy định về HĐĐT.
  • Thông tư số 78/2021/TT-BTC: Hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

Theo các quy định này, kể từ ngày 01/07/2022, hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải chuyển sang sử dụng HĐĐT (trừ một số trường hợp đặc thù được gia hạn hoặc không đủ điều kiện).

3. Phân loại Hóa đơn điện tử

Nghị định 123/2020/NĐ-CP chia HĐĐT thành hai loại chính:

  • a) Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Doanh nghiệp gửi dữ liệu hóa đơn lên hệ thống của cơ quan thuế, hệ thống sẽ tự động cấp một mã duy nhất cho hóa đơn hợp lệ và trả về cho doanh nghiệp để gửi cho người mua. Đây là loại hình áp dụng phổ biến cho đa số doanh nghiệp.
  • b) Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không cần có mã của cơ quan thuế. Doanh nghiệp tự lập và gửi hóa đơn cho người mua, sau đó định kỳ gửi Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT đã sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế. Loại hình này thường áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù có hạ tầng công nghệ thông tin tốt và số lượng hóa đơn lớn (như điện lực, viễn thông, tín dụng, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị…) và đáp ứng các tiêu chí theo quy định.

4. Những lỗi sai thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử và cách khắc phục

Việc chuyển đổi và sử dụng HĐĐT không tránh khỏi những bỡ ngỡ và sai sót. Dưới đây là một số lỗi phổ biến mà doanh nghiệp cần lưu ý:

  • a) Lỗi về thời điểm lập hóa đơn:

    • Sai phạm: Lập hóa đơn không đúng thời điểm quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ví dụ: lập sau khi đã giao hàng, hoàn thành dịch vụ mà không có thỏa thuận đặc biệt; lập trước khi giao hàng/hoàn thành dịch vụ…).
    • Khắc phục: Nắm vững quy định về thời điểm lập hóa đơn cho từng loại hình giao dịch (bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, xây dựng lắp đặt…) và tuân thủ nghiêm ngặt.

  • b) Lỗi về nội dung hóa đơn:

    • Sai phạm: Ghi sai hoặc thiếu các chỉ tiêu bắt buộc như: tên, địa chỉ, mã số thuế người mua/người bán; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; thuế suất, tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán; chữ ký số của người bán…
    • Khắc phục: Kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành hóa đơn. Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ để rà soát thông tin, đặc biệt là thông tin người mua và chi tiết hàng hóa/dịch vụ.

  • c) Lỗi liên quan đến chữ ký số:

    • Sai phạm: Sử dụng chữ ký số hết hạn, không hợp lệ hoặc không đúng thẩm quyền để ký trên hóa đơn; không ký số trên hóa đơn (nếu bắt buộc).
    • Khắc phục: Thường xuyên kiểm tra thời hạn và tình trạng của chữ ký số. Đảm bảo chỉ người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền hợp lệ mới thực hiện ký số.

  • d) Xử lý hóa đơn sai sót không đúng quy định:

    • Sai phạm: Tự ý hủy hóa đơn đã phát hành và có mã (hoặc đã gửi cho người mua đối với hóa đơn không mã) mà không thông báo cho cơ quan thuế hoặc không lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế theo đúng thủ tục tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
    • Khắc phục: Nắm rõ quy trình xử lý hóa đơn sai sót:
      • Nếu phát hiện sai sót trước khi gửi người mua: Hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới.
      • Nếu đã gửi người mua và phát hiện sai sót (có mã hoặc không mã): Lập biên bản thỏa thuận (nếu cần), sau đó lập HĐĐT điều chỉnh (nếu sai sót về tiền, thuế suất…) hoặc HĐĐT thay thế (nếu sai sót các nội dung khác). Thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
      • Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót: Thực hiện theo thông báo của cơ quan thuế.

  • e) Không gửi/Chậm gửi dữ liệu HĐĐT cho cơ quan thuế:

    • Sai phạm: Đối với hóa đơn không có mã, doanh nghiệp quên hoặc chậm nộp Bảng tổng hợp dữ liệu HĐĐT theo quy định (thường là cùng thời hạn nộp tờ khai GTGT).
    • Khắc phục: Thiết lập lịch nhắc nhở hoặc sử dụng phần mềm có tính năng tự động tổng hợp và cảnh báo thời hạn nộp.

  • f) Lưu trữ hóa đơn điện tử không đúng cách:

    • Sai phạm: Không lưu trữ đầy đủ, an toàn dữ liệu HĐĐT trong thời hạn quy định (thường là 10 năm); không đảm bảo khả năng truy cập, tra cứu khi cần.
    • Khắc phục: Xây dựng quy trình sao lưu, bảo quản dữ liệu HĐĐT an toàn. Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT có giải pháp lưu trữ tin cậy.

5. Lời khuyên từ LUẬTSƯ.NET

Hóa đơn điện tử là một công cụ quản lý hiện đại và hiệu quả, nhưng đòi hỏi sự tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Để tránh các rủi ro không đáng có:

  • Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ HĐĐT uy tín: Đảm bảo phần mềm đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, an toàn, bảo mật và dễ sử dụng.
  • Đào tạo nhân sự: Cung cấp kiến thức đầy đủ về quy định và kỹ năng sử dụng phần mềm HĐĐT cho nhân viên liên quan (kế toán, bán hàng…).
  • Xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng: Quy định cụ thể về việc lập, kiểm tra, phê duyệt, phát hành, xử lý sai sót và lưu trữ HĐĐT.
  • Thường xuyên cập nhật quy định: Pháp luật về thuế và HĐĐT có thể thay đổi, cần chủ động theo dõi để điều chỉnh kịp thời.
  • Kiểm tra, đối chiếu định kỳ: Rà soát, đối chiếu dữ liệu HĐĐT với sổ sách kế toán và tờ khai thuế để phát hiện sớm sai sót.
  • Tham vấn chuyên gia khi cần: Nếu gặp các tình huống phức tạp hoặc không chắc chắn về quy định, hãy tìm đến sự tư vấn của luật sư hoặc chuyên gia thuế để có giải pháp chính xác và an toàn.

LUẬTSƯ.NET với đội ngũ am hiểu về pháp luật thuế và công nghệ thông tin luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc triển khai, sử dụng HĐĐT đúng quy định, hiệu quả, giúp bạn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi mà không phải lo lắng về các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn, chứng từ.

LUẬTSƯ.NET CHUYÊN TƯ VẤN VÀ CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ SAU:

Địa chỉ, số điện thoại Luật sư giỏi TP.HCM

Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc giải quyết tranh chấp hợp đồng cho vay tài sản, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp.

LUẬTSƯ.NET – LUẬT SƯ GIỎI TP.HCM

📞 Số điện thoại: 0364919191 – 0919989876
📍 Địa chỉ: Số 11 Đường Số 7, KDC CityLand Park Hills, Phường 10, Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh 700000
🌐 Website: www.luậtsư.net
📧 Email: tuvanmienphi@luậtsư.net

“Chọn chúng tôi, chọn giải pháp pháp lý hiệu quả nhất!

Tại sao chọn LUẬTSƯ.NET?

  1. Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm: Chúng tôi đã xử lý thành công hàng trăm vụ tranh chấp nợ khó đòi, từ cá nhân đến doanh nghiệp.
  2. Tư vấn toàn diện: Hỗ trợ khách hàng từ giai đoạn tư vấn ban đầu đến khi thi hành án.
  3. Chi phí minh bạch: Cam kết chi phí dịch vụ hợp lý, rõ ràng, không phát sinh.
  4. Thời gian giải quyết nhanh chóng: Luật sư của chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu và tối ưu hóa thời gian xử lý vụ việc.

Đăng ký thành lập doanh nghiệp trọn gói giá rẻ chỉ 599k: https://dangkykinhdoanh.top/

Xem thêm:
Nhãn hiệu – Nền móng vững chãi cho doanh nghiệp thành công
M&A và Tập trung kinh tế – Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo?
TẠI SAO ĐĂNG KÝ KIỂU DÁNG CÔNG NGHIỆP LÀ BƯỚC ĐI CHIẾN LƯỢC?
Bảo vệ thiết kế sản phẩm – Quy trình đăng ký kiểu dáng công nghiệp A-Z
Hiểu đúng về Cạnh tranh không lành theo Pháp luật Việt Nam
HOÀN THUẾ GIÁ TRỊ GIA TĂNG – “MỞ KHÓA” DÒNG TIỀN HAY “MÊ CUNG” THỦ TỤC PHÁP LÝ?
Giao dịch liên kết & Giá chuyển nhượng – ‘Mắt bão’ rủi ro thuế – Làm sao để quản lý hiệu quả

Bài viết liên quan
Trợ cấp mất việc làm – “Phao cứu sinh” khi doanh nghiệp tái cấu trúc? Khi nào bạn được nhận?
21 Th5, 2025
Trợ cấp thôi việc – “Tấm vé an toàn” khi chia tay doanh nghiệp? Điều kiện, cách tính và thời hạn chi trả bạn cần biết!
21 Th5, 2025
Chấm dứt HĐLĐ trái luật – “Trái đắng” nào chờ đợi NLĐ & Doanh nghiệp?
19 Th5, 2025
Call Now Button