Bỏ qua điều hướng, đến nội dung bài viết
Doanh nghiệpBài viết pháp lý

Doanh nghiệp cần lưu hồ sơ hải quan trong thời hạn bao lâu?

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần lưu giữ hồ sơ hải quan bao lâu? Thời hạn, hình thức lưu giữ và trách nhiệm theo quy định pháp luật hiện hành.

Admin
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần lưu giữ hồ sơ hải quan bao lâu? Thời hạn, hình thức lưu giữ và trách nhiệm theo quy định pháp luật hiện hành.
Doanh nghiệp xuất nhập khẩu cần lưu giữ hồ sơ hải quan bao lâu? Thời hạn, hình thức lưu giữ và trách nhiệm theo quy định pháp luật hiện hành.

Lưu giữ hồ sơ hải quan là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Đây cũng là cơ sở để cơ quan hải quan thực hiện kiểm tra sau thông quan và thanh tra theo quy định.

Bài viết dưới đây, Luật sư Lê Tuấn Anh, Công ty Luật Sư LTA – LUẬTSƯ.NET, sẽ tư vấn thời hạn và cách thức lưu giữ hồ sơ hải quan theo quy định hiện hành.

1. Thời hạn lưu giữ hồ sơ hải quan

Người khai hải quan có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ hải quan đối với hàng hóa đã được thông quan trong thời hạn 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (Điều 18 Luật Hải quan 2014, 2025).

Trong thời gian này, doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ khi cơ quan hải quan yêu cầu. Hồ sơ có thể được sử dụng để phục vụ kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra.

Quy định trên áp dụng cả khi doanh nghiệp tự thực hiện thủ tục hải quan và khi sử dụng đại lý làm thủ tục hải quan.

2. Những chứng từ cần lưu giữ

Một số chứng từ chính thuộc hồ sơ hải quan cần lưu giữ gồm:

  • Tờ khai hải quan và các chứng từ đi kèm;
  • Hợp đồng mua bán hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (bao gồm hợp đồng gia công, thuê gia công lại, thuê mượn, cho thuê nếu có);
  • Giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu hoặc văn bản cho phép của cơ quan có thẩm quyền, đối với hàng hóa thuộc diện quản lý theo giấy phép;
  • Giấy đăng ký, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành và biên bản lấy mẫu, đối với hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành;
  • Hồ sơ liên quan đến miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, nếu doanh nghiệp có đề nghị các chế độ này.

3. Hình thức lưu giữ hồ sơ

Bản chính chứng từ có thể được lưu dưới dạng chứng từ điện tử hoặc chứng từ giấy.

Trường hợp bản chính dưới dạng chứng từ giấy đã nộp cho cơ quan hải quan, doanh nghiệp phải lưu bản chụp. Đối với chứng từ dưới dạng điện tử, doanh nghiệp phải lưu bản điện tử theo đúng quy định.

4. Trách nhiệm khi khai hải quan qua đại lý

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện khai hải quan thông qua đại lý làm thủ tục hải quan, kể cả các doanh nghiệp chuyển phát nhanh được công nhận là đại lý hải quan, chủ hàng vẫn là người chịu trách nhiệm lưu giữ các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, không được ủy thác nghĩa vụ này cho đại lý.

Không lưu giữ đủ hồ sơ thì có rủi ro gì?

Nếu không xuất trình được hồ sơ hải quan khi cơ quan hải quan kiểm tra sau thông quan, doanh nghiệp có thể bị ấn định thuế theo quy định của pháp luật quản lý thuế, đồng thời có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan theo Nghị định 169/2026/NĐ-CP, tùy theo hành vi vi phạm cụ thể.

5. Kết luận

Doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải lưu giữ hồ sơ hải quan tối thiểu 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan, dù tự khai hay khai qua đại lý.

Việc lưu giữ đầy đủ, đúng hình thức không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp chủ động chứng minh tính hợp lệ của hồ sơ khi bị kiểm tra sau thông quan.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

  • Thời hạn 05 năm được tính từ khi nào?

Từ ngày đăng ký tờ khai hải quan, theo điểm đ khoản 2 Điều 18 Luật Hải quan 2014.

  • Doanh nghiệp khai hải quan qua đại lý thì đại lý có phải lưu hồ sơ không?

Không. Trách nhiệm lưu giữ hồ sơ hải quan vẫn thuộc về chủ hàng, dù việc khai hải quan được thực hiện thông qua đại lý làm thủ tục hải quan.

  • Hồ sơ hải quan có bắt buộc phải lưu bản giấy không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể lưu dưới dạng chứng từ điện tử; nếu bản chính là chứng từ giấy đã nộp cho hải quan thì phải lưu bản chụp thay thế.

Miễn trừ trách nhiệm: Bài viết mang tính chất tham khảo, cung cấp thông tin pháp luật chung, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cụ thể cho từng trường hợp. Để được hỗ trợ chính xác, vui lòng liên hệ trực tiếp luật sư của LUẬTSƯ.NET.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được Luật sư hỗ trợ kịp thời.

LUẬTSƯ.NET CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ SAU:

Luậtsư.net – dịch vụ luật sư uy tín tại TP.HCM.

📞 Số điện thoại: 0919989876 
📍 Địa chỉ: Số 203 Cộng Hoà, Phường Tân Bình, Thành phố Hồ Chí Minh 700000
🌐 Website: www.luậtsư.net
📧 Email: tuvanmienphi@luậtsư.net

Tại sao chọn LUẬTSƯ.NET?

  1. Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm: Chúng tôi đã xử lý thành công hàng trăm vụ tranh chấp nợ khó đòi, từ cá nhân đến doanh nghiệp.
  2. Tư vấn toàn diện: Hỗ trợ khách hàng từ giai đoạn tư vấn ban đầu đến khi thi hành án.
  3. Chi phí minh bạch: Cam kết chi phí dịch vụ hợp lý, rõ ràng, không phát sinh.
  4. Thời gian giải quyết nhanh chóng: Luật sư của chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu và tối ưu hóa thời gian xử lý vụ việc.

Bài cùng chuyên mục