Ban hành nội quy lao động – Nghĩa vụ pháp lý không thể bỏ qua

Trong quá trình hoạt động, việc xây dựng và thực thi nội quy lao động là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả, duy trì trật tự kỷ luật cũng như bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả người lao động và người sử dụng lao động. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ về nghĩa vụ ban hành nội quy lao động, đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ, sử dụng ít lao động.

Vậy, doanh nghiệp có bắt buộc phải ban hành nội quy lao động không? Nếu không có nội quy thì có được xử lý kỷ luật nhân viên vi phạm? Và nếu xử lý không đúng quy định, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với chế tài gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp làm rõ những vấn đề pháp lý quan trọng này theo quy định mới nhất của pháp luật lao động Việt Nam hiện hành.

Doanh nghiệp có bắt buộc ban hành nội quy lao động?

Quy định pháp luật về việc ban hành nội quy lao động

Theo quy định tại khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm ban hành nội quy lao động. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên, nội quy lao động bắt buộc phải được lập thành văn bản.

Bên cạnh đó, khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP cũng hướng dẫn thêm về việc xây dựng nội quy đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động. Theo đó, doanh nghiệp không bắt buộc phải lập văn bản nội quy, nhưng cần thỏa thuận rõ ràng về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động ký kết với người lao động.

Như vậy, có thể khẳng định rằng, việc ban hành nội quy lao động là nghĩa vụ pháp lý của người sử dụng lao động, tùy vào số lượng lao động mà hình thức ban hành sẽ khác nhau.

Hình thức, trách nhiệm và chế tài khi không ban hành hoặc không phổ biến nội quy

Nội quy lao động có thể được thể hiện dưới hình thức văn bản hoặc hình thức khác phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Dù ở hình thức nào, nội dung nội quy lao động phải được phổ biến đến toàn thể người lao động và niêm yết công khai tại nơi làm việc ở những vị trí cần thiết.

Nếu doanh nghiệp không ban hành nội quy lao động hoặc có ban hành nhưng không thông báo, không niêm yết, sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

• Phạt từ 1 đến 3 triệu đồng nếu không thông báo nội quy lao động đến người lao động hoặc không niêm yết nội dung chính ở nơi cần thiết.
• Phạt từ 5 đến 10 triệu đồng nếu không có nội quy lao động bằng văn bản khi doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên.

Không có nội quy lao động, doanh nghiệp có được xử lý kỷ luật người lao động không?

Nội quy lao động là căn cứ xử lý kỷ luật

Một trong những chức năng quan trọng của nội quy lao động là xác định rõ các hành vi vi phạm kỷ luật lao động và hình thức xử lý kỷ luật tương ứng. Do đó, đây là căn cứ pháp lý cần thiết khi doanh nghiệp muốn xử lý kỷ luật người lao động.

Nếu doanh nghiệp không có nội quy lao động thì việc xử lý kỷ luật có thể vi phạm quy định tại khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động 2019. Theo quy định này, người sử dụng lao động không được phép xử lý kỷ luật lao động đối với các hành vi:

• Không được nêu trong nội quy lao động;
• Không được thỏa thuận trong hợp đồng lao động;
• Không được quy định trong pháp luật lao động.

Trường hợp có thể xử lý kỷ luật dù không có nội quy bằng văn bản

Nếu doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động và đã thỏa thuận rõ trong hợp đồng lao động về nội dung kỷ luật, thì vẫn có thể xử lý kỷ luật người lao động dựa trên những điều khoản đó.

Ngoài ra, doanh nghiệp chỉ có thể áp dụng hình thức sa thải khi người lao động vi phạm một trong các hành vi được quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, bao gồm:

• Trộm cắp, tham ô, đánh bạc, sử dụng ma túy tại nơi làm việc;
• Cố ý gây thương tích, tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ;
• Gây thiệt hại nghiêm trọng về tài sản hoặc có hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
• Tái phạm sau khi đã bị xử lý kỷ luật kéo dài thời hạn nâng lương hoặc cách chức;
• Tự ý bỏ việc 5 ngày cộng dồn trong 30 ngày hoặc 20 ngày cộng dồn trong 365 ngày mà không có lý do chính đáng.

Doanh nghiệp bị phạt thế nào khi xử lý kỷ luật sai quy định?

Hành vi vi phạm và mức xử phạt hành chính

Nếu doanh nghiệp xử lý kỷ luật lao động mà không có nội quy lao động hoặc hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy, hợp đồng hoặc pháp luật, thì sẽ bị xử phạt theo điểm c khoản 3 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:

• Phạt tiền từ 20 triệu đến 40 triệu đồng đối với người sử dụng lao động là cá nhân;
• Phạt từ 40 triệu đến 80 triệu đồng nếu người sử dụng lao động là tổ chức (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022).

Xem thêm: