"Nhập gia tùy tục" - Nắm vững thủ tục báo tăng, báo giảm lao động tham gia BHXH

Đánh giá bài viết

Trong vòng xoay liên tục của thị trường lao động, việc biến động nhân sự – người lao động (NLĐ) mới gia nhập hoặc rời khỏi doanh nghiệp – là điều không thể tránh khỏi. Mỗi sự thay đổi này đều kéo theo trách nhiệm pháp lý quan trọng đối với người sử dụng lao động (NSDLĐ): thực hiện thủ tục báo tăng hoặc báo giảm lao động tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) một cách chính xác và kịp thời. Đây không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn trực tiếp ảnh hưởng đến quyền lợi BHXH, BHYT, BHTN của NLĐ và tình hình tài chính của doanh nghiệp. LUẬTSƯ.NET sẽ hướng dẫn chi tiết các bước “nhập gia tùy tục” này, giúp doanh nghiệp điều hướng quy trình một cách suôn sẻ và đúng luật.

1. Tại sao phải báo tăng, báo giảm lao động? – Tầm quan trọng không thể xem nhẹ

Việc thực hiện thủ tục báo tăng, báo giảm lao động có ý nghĩa then chốt:

Đối với Người lao động:
Báo tăng: Đảm bảo NLĐ mới được ghi nhận tham gia BHXH, BHYT, BHTN kịp thời, từ đó được hưởng đầy đủ các quyền lợi khi có sự kiện bảo hiểm xảy ra (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, thất nghiệp, hưu trí…).
Báo giảm: Chấm dứt quá trình đóng BHXH tại đơn vị cũ, làm cơ sở để NLĐ tiếp tục tham gia BHXH ở đơn vị mới, giải quyết các chế độ (như trợ cấp thất nghiệp, BHXH một lần nếu đủ điều kiện) hoặc bảo lưu thời gian đóng.

Đối với Người sử dụng lao động:
Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Thực hiện đúng nghĩa vụ theo quy định của Luật BHXH, Luật Việc làm, Luật BHYT.
Quản lý tài chính chính xác: Tránh việc đóng thừa hoặc đóng thiếu tiền BHXH, BHYT, BHTN cho NLĐ, từ đó tránh bị truy thu, phạt chậm nộp hoặc các rắc rối pháp lý khác.
Cơ sở giải quyết chế độ: Là căn cứ để cơ quan BHXH giải quyết các chế độ cho NLĐ một cách nhanh chóng và chính xác.

Đối với Cơ Quan BHXH:
Quản lý đối tượng hiệu quả: Nắm bắt chính xác số lượng người tham gia, biến động lao động để quản lý quỹ BHXH và hoạch định chính sách.

2. Khi nào cần thực hiện thủ tục? – Thời điểm vàng không thể bỏ lỡ

a) Báo tăng lao động:
Thủ tục báo tăng được thực hiện khi:
– Ký kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) mới: Với NLĐ thuộc đối tượng bắt buộc tham gia BHXH, BHYT, BHTN (thường là HĐLĐ có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên đối với BHXH, BHYT; từ đủ 03 tháng trở lên đối với BHTN, tuy nhiên hiện nay nhiều trường hợp đóng đồng thời khi HĐLĐ từ 01 tháng).
– NLĐ quay trở lại làm việc sau thời gian tạm hoãn HĐLĐ, nghỉ việc không hưởng lương: Mà trước đó đã báo giảm.
– NLĐ được điều chuyển từ đơn vị khác trong cùng một hệ thống (nếu có thay đổi mã đơn vị BHXH).
– NLĐ là người nước ngoài đủ điều kiện tham gia BHXH bắt buộc tại Việt Nam.

b) Báo giảm lao động:
Thủ tục báo giảm được thực hiện khi:
– NLĐ chấm dứt HĐLĐ: Do hết hạn hợp đồng, thỏa thuận chấm dứt, đơn phương chấm dứt hợp pháp, bị sa thải…
– NLĐ tạm hoãn thực hiện HĐLĐ.
– NLĐ nghỉ việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
– NLĐ chuyển công tác sang đơn vị khác.
– NLĐ nghỉ hưởng chế độ hưu trí, tử tuất.
– NLĐ xin nghỉ ốm đau, thai sản dài ngày mà đơn vị đã báo giảm tạm thời.

3. Hành trang cần chuẩn bị – Hồ sơ cho thủ tục báo tăng, báo giảm

Hồ sơ báo tăng, báo giảm lao động thường được thực hiện qua giao dịch điện tử. Các giấy tờ cần chuẩn bị (để làm căn cứ kê khai và lưu tại doanh nghiệp) bao gồm:

a) Hồ sơ báo tăng lao động:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS): Đối với NLĐ mới tham gia lần đầu hoặc có thay đổi thông tin cá nhân.
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
– Bản sao Hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng, tiếp nhận.
– Đối với NLĐ đã có sổ BHXH: Cung cấp mã số BHXH (số sổ BHXH).
– Đối với NLĐ là người nước ngoài: Bản sao Giấy phép lao động/Chứng chỉ hành nghề/Giấy phép hành nghề (còn hiệu lực).

b) Hồ sơ báo giảm lao động:
– Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
– Bản sao các giấy tờ chứng minh lý do giảm:
- – Quyết định chấm dứt HĐLĐ, quyết định sa thải, thông báo nghỉ việc.
- – Quyết định tạm hoãn HĐLĐ.
- – Đơn xin nghỉ việc không lương được chấp thuận.
- – Quyết định điều chuyển công tác.
- – Quyết định hưởng chế độ hưu trí, giấy chứng tử (trường hợp tử tuất).

c) Trường hợp điều chỉnh thông tin (Không phải tăng/giảm thuần túy):
– Nếu chỉ điều chỉnh thông tin (chức danh, mức lương đóng BHXH…), NSDLĐ cũng sử dụng Mẫu D02-TS và các giấy tờ liên quan (phụ lục HĐLĐ, quyết định điều chỉnh lương…).

4. Bản đồ đường đi – Quy trình thực hiện thủ tục

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp thực hiện thủ tục báo tăng, báo giảm lao động qua giao dịch điện tử với cơ quan BHXH thông qua các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN hoặc Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam.

a) Quy trình cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ: Tập hợp đầy đủ các giấy tờ cần thiết như đã nêu ở Mục 3.

Bước 2: Kê khai trên phần mềm BHXH điện tử:
– NSDLĐ đăng nhập vào phần mềm BHXH điện tử đã đăng ký.
– Chọn nghiệp vụ “Báo tăng lao động” hoặc “Báo giảm lao động” hoặc “Điều chỉnh đóng”.
– Điền đầy đủ, chính xác thông tin của NLĐ và các thông tin liên quan theo yêu cầu của phần mềm (thường là dựa trên Mẫu D02-TS, TK1-TS).
– Đính kèm bản scan các giấy tờ cần thiết (nếu phần mềm yêu cầu hoặc theo quy định của cơ quan BHXH địa phương).

Bước 3: Ký số và Nộp hồ sơ điện tử:
– Sau khi hoàn tất kê khai, NSDLĐ sử dụng chữ ký số của doanh nghiệp để ký lên hồ sơ điện tử.
– Nộp hồ sơ qua mạng cho cơ quan BHXH quản lý.

Bước 4: Theo dõi kết quả và nhận thông báo từ cơ quan BHXH:
– Cơ quan BHXH sẽ tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
– NSDLĐ sẽ nhận được thông báo kết quả xử lý (chấp nhận hoặc yêu cầu bổ sung, sửa đổi) qua email hoặc trực tiếp trên phần mềm.
– Thời gian xử lý thường từ 03 đến 05 ngày làm việc, tùy thuộc vào cơ quan BHXH và tính chất hồ sơ.

Bước 5: Hoàn tất và lưu trữ hồ sơ:
– Nếu hồ sơ được chấp nhận, NSDLĐ lưu trữ thông báo kết quả và các giấy tờ liên quan.
– Đối với trường hợp báo tăng cho NLĐ mới tham gia hoặc cần cấp lại sổ BHXH, thẻ BHYT, NSDLĐ sẽ nhận sổ BHXH, thẻ BHYT (bản giấy hoặc thông tin điện tử) từ cơ quan BHXH để trả cho NLĐ.

b) Thời hạn thực hiện:

Báo tăng: Doanh nghiệp phải lập hồ sơ báo tăng lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết HĐLĐ hoặc ngày HĐLĐ có hiệu lực. Tuy nhiên, để đảm bảo quyền lợi cho NLĐ, nên thực hiện sớm nhất có thể, thường là ngay trong tháng phát sinh.

Báo giảm: Doanh nghiệp phải lập hồ sơ báo giảm lao động kể từ ngày NLĐ chấm dứt HĐLĐ hoặc không còn thuộc đối tượng tham gia. Việc báo giảm muộn có thể dẫn đến việc doanh nghiệp phải đóng thêm tiền BHYT cho tháng sau đó. Thông thường, việc báo giảm cần thực hiện trước ngày cuối cùng của tháng để tránh phát sinh đóng BHYT cho tháng tiếp theo.

5. Hố sụt tiềm ẩn – Những sai lầm phổ biến và cách né tránh

a) Chậm trễ trong việc báo tăng/báo giảm: Dẫn đến việc NLĐ không được hưởng quyền lợi kịp thời hoặc doanh nghiệp bị truy thu, phạt.
- Cách né tránh: Xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng, phân công người phụ trách cụ thể và đặt lịch nhắc nhở.
b) Kê khai sai thông tin cá nhân, mức lương, chức danh của NLĐ: Gây khó khăn cho việc quản lý và giải quyết chế độ sau này.
- Cách né tránh: Kiểm tra kỹ thông tin trước khi nộp, đối chiếu với giấy tờ gốc.
c) Không đính kèm hoặc đính kèm thiếu giấy tờ chứng minh: Dẫn đến hồ sơ bị trả lại, kéo dài thời gian xử lý.
- Cách né tránh: Nắm rõ yêu cầu về hồ sơ của cơ quan BHXH, chuẩn bị đầy đủ trước khi kê khai.
d) Không theo dõi kết quả xử lý hồ sơ: Bỏ lỡ thông báo yêu cầu bổ sung, dẫn đến hồ sơ bị “treo”.
- Cách né tránh: Thường xuyên kiểm tra email, cổng thông tin BHXH sau khi nộp hồ sơ.
e) Không cập nhật thay đổi về chính sách, biểu mẫu: Sử dụng biểu mẫu cũ hoặc không nắm được quy định mới.
- Cách né tránh: Theo dõi thông báo từ cơ quan BHXH, tham gia các lớp tập huấn (nếu có).

Lời khuyên vàng từ LUẬTSƯ.NET

Đối với Người sử dụng lao động:
“Cẩn tắc vô áy náy”: Luôn đặt sự chính xác và kịp thời lên hàng đầu khi thực hiện các thủ tục BHXH.
Đầu tư vào công nghệ và nhân sự: Sử dụng phần mềm BHXH điện tử hiệu quả và đào tạo nhân sự phụ trách nắm vững nghiệp vụ.
Xây dựng mối quan hệ tốt với cơ quan BHXH: Chủ động trao đổi, hỏi đáp khi có vướng mắc để được hướng dẫn kịp thời.
Lưu trữ hồ sơ khoa học: Dễ dàng tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.

Đối với Người lao động:
Chủ động cung cấp thông tin chính xác: Giúp NSDLĐ thực hiện thủ tục nhanh chóng.
Theo dõi quá trình tham gia BHXH của mình: Qua bảng lương, ứng dụng VssID hoặc yêu cầu NSDLĐ cung cấp thông tin.
Thông báo ngay cho NSDLĐ khi có thay đổi thông tin cá nhân.

Thủ tục báo tăng, báo giảm lao động tham gia BHXH tuy có vẻ mang tính hành chính nhưng lại là mắt xích quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi an sinh xã hội. Việc thực hiện đúng và đủ không chỉ giúp doanh nghiệp “ghi điểm” tuân thủ pháp luật mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm đối với NLĐ. LUẬTSƯ.NET luôn sẵn sàng đồng hành, cung cấp dịch vụ tư vấn và hỗ trợ pháp lý để quý doanh nghiệp hoàn thành tốt nhất các nghĩa vụ này.

LUẬTSƯ.NET CHUYÊN TƯ VẤN VÀ CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ SAU:

Địa chỉ, số điện thoại Luật sư giỏi TP.HCM

Nếu bạn cần hỗ trợ trong việc giải quyết tranh chấp hợp đồng cho vay tài sản, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ pháp lý chuyên nghiệp.

LUẬTSƯ.NET – LUẬT SƯ GIỎI TP.HCM

📞 Số điện thoại: 0364919191 – 0919989876
📍 Địa chỉ: Số 11 Đường Số 7, KDC CityLand Park Hills, Phường 10, Gò Vấp, Thành phố Hồ Chí Minh 700000
🌐 Website: www.luậtsư.net
📧 Email: tuvanmienphi@luậtsư.net

“Chọn chúng tôi, chọn giải pháp pháp lý hiệu quả nhất!

Tại sao chọn LUẬTSƯ.NET?

Đội ngũ luật sư giàu kinh nghiệm: Chúng tôi đã xử lý thành công hàng trăm vụ tranh chấp nợ khó đòi, từ cá nhân đến doanh nghiệp.
Tư vấn toàn diện: Hỗ trợ khách hàng từ giai đoạn tư vấn ban đầu đến khi thi hành án.
Chi phí minh bạch: Cam kết chi phí dịch vụ hợp lý, rõ ràng, không phát sinh.
Thời gian giải quyết nhanh chóng: Luật sư của chúng tôi luôn đặt lợi ích khách hàng lên hàng đầu và tối ưu hóa thời gian xử lý vụ việc.

Đăng ký thành lập doanh nghiệp trọn gói giá rẻ chỉ 599k: https://dangkykinhdoanh.top/

Xem thêm:
Trợ cấp thôi việc – “Tấm vé an toàn” khi chia tay doanh nghiệp? Điều kiện, cách tính và thời hạn chi trả bạn cần biết!
Trợ cấp mất việc làm – “Phao cứu sinh” khi doanh nghiệp tái cấu trúc? Khi nào bạn được nhận?
Thủ tục thanh toán khi ‘chia tay’ doanh nghiệp – Đừng để quyền lợi của bạn ‘rơi rụng’ ở chặng cuối!
>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>Phương án sử dụng lao động – “Chìa khóa vàng” cho quyết dịnh cắt giảm nhân sự hợp pháp
Lằn ranh đỏ – Những trường hợp doanh nghiệp không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động
Tấm lưới an sinh xã hội – Ai bắt buộc phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN?
Gánh vác chung, lợi ích dài lâu – Giải mã mức đóng và phương thức đóng BHXH, BHYT, BHTN

“Nhập gia tùy tục” – Nắm vững thủ tục báo tăng, báo giảm lao động tham gia BHXH

1. Tại sao phải báo tăng, báo giảm lao động? – Tầm quan trọng không thể xem nhẹ

Đối với Người lao động:

Đối với Người sử dụng lao động:

Đối với Cơ Quan BHXH:

2. Khi nào cần thực hiện thủ tục? – Thời điểm vàng không thể bỏ lỡ

a) Báo tăng lao động:

b) Báo giảm lao động:

3. Hành trang cần chuẩn bị – Hồ sơ cho thủ tục báo tăng, báo giảm

a) Hồ sơ báo tăng lao động:

b) Hồ sơ báo giảm lao động:

c) Trường hợp điều chỉnh thông tin (Không phải tăng/giảm thuần túy):